ทำงานร่วมกันอย่างไร เมื่อต้อง Work from home?

2021/01/14
Category:Business

จากสถานการณ์การแพร่กระจายของเชื้อไวรัสโควิด-19 ที่ยังคงดำเนินอยู่ในหลาย ประเทศทั่วโลกรวมถึงประเทศไทยที่เกิดการระบาดระลอกใหม่ในช่วงปลายปี 2020 ที่ผ่านมา ทำให้หลาย องค์กรต้องกลับมาใช้นโยบาย work from home หรือการทำงานจากที่บ้าน เพื่อช่วยลดความเสี่ยงในการติดหรือกระจายเชื้อไวรัสในที่สาธารณะ และในช่วงที่ผ่านมาหลายองค์กรก็ได้ปรับใช้นโยบายการทำงานแบบ remote work กันมากขึ้น แต่การทำงานแบบทางไกลหรือไม่ได้ทำงานที่ออฟฟิศก็ยังมีปัญหาและอุปสรรคอยู่ไม่น้อย เนื่องจากยังคงเป็นสิ่งแปลกใหม่สำหรับหลาย คน ที่อาจะยังไม่สามารถปรับตัวกับการทำงานแบบ new normal ได้ 


อุปสรรคที่ต้องเจอเมื่อทำงานในสถานที่ที่ต่างกัน

สิ่งหนึ่งที่คนทำงานที่บ้านหรือทำงานทางไกล (remote work) ต้องเผชิญคือ ช่วงเวลาของการทำงานในแต่ละวันที่ไม่เหมือนเดิม ถึงแม้การทำงานจากที่บ้านอาจดูเหมือนว่าต่างไปเพียงแค่สถานที่ทำงาน แต่เมื่อเริ่มทำงานที่บ้านจริง แล้ว มักจะพบเจอกับภาระงานอื่น ที่เพิ่มเข้ามาอยู่เสมอ ตั้งแต่การดูแลครอบครัวรวมไปถึงงานบ้านต่าง เพราะฉะนั้นเวลาในการทำงานเมื่ออยู่ที่บ้านนั้นอาจแตกต่างจากการนั่งทำงานในออฟฟิศ เนื่องจากนาฬิกาของแต่ละคนอาจจะเดินด้วยเวลาที่แตกต่างกันไป ทำให้การทำงานร่วมกันอาจยากขึ้นและจำเป็นต้องหาแนวทางในการแก้ไขอุปสรรคเหล่านี้ ทางเราได้เห็นตัวอย่างจากหลายองค์กร ที่มีวิธีการทำงานทางไกลแบบน่าสนใจ จึงขออนุญาตนำมาแบ่งปันเพื่อที่จะสามารถช่วยให้การ work from home ของหลาย คนในขณะนี้ราบรื่นขึ้น


วิธีการทำงานทางไกลที่ได้มีประสิทธิภาพ

ขออนุญาตยกตัวอย่าง GitLab บริษัททางด้านเทคโนโลยีที่ก่อตั้งในปี 2014 ได้ให้พนักงานของเขาทำงานทางไกลตั้งแต่เริ่ม โดยองค์กรมีพนักงานมากกว่า 1,300 คนที่จาก 65 ประเทศทั่วโลก และทางบริษัทก็ได้หาแนวทางให้พนักงานของเขาสามารถทำงานได้จากทุกแห่งบนโลกและตามเวลาที่ต้องการ โดยสามารถทำงานตามเวลาที่แต่ละคนสะดวกและได้ผลลัพธ์การทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งวิธีพื้นฐานที่สุดคือการแจกจ่ายงานเป็นกลุ่ม แยกความรับผิดชอบของงานให้ขึ้นอยู่กับแต่ละคน และลดการประสานงานกันโดยตรง การทำงานแบบประสานงานกันนั้นย่อมเป็นเรื่องดีและง่ายเมื่อพนักงานทำงานร่วมกันและสามารถสื่อสารกันได้ทันที แต่เมื่อต้องทำงานทางไกลก็เป็นไปได้ยากที่สามารถทำงานที่ต้องเชื่อมต่อกันตลอดเวลาและการทำเช่นนั้นอาจจะทำให้งานเสร็จล่าช้า 


บริษัทได้สร้างเครื่องมือที่จะแบ่งปันข้อมูล ความเข้าใจร่วมกันในการทำงานในวิธีต่าง ที่สามารถให้พนักงานทุกคนสามารถประสานงานกันได้โดยไม่ต้องสื่อสารกันโดยตรงตลอดเวลา การประสานงานดังกล่าวจะเกิดขึ้นจากการสังเกตการณ์การทำงานของคนในทีมหรือแผนกเดียวกันว่าจัดการกับปัญหาหรือรับผิดชอบภาระงานดังกล่าวได้อย่างไร และตนสามารถทำอะไรต่อไปได้ ซึ่งการทำเช่นนี้สามารถเกิดขึ้นได้ทั้งการทำงานในเวลาเดียวกันและต่างเวลา ยกตัวอย่างเป็นการทำงานของพนักงานสองคนบนโปรแกรมที่ทำให้สามารถแก้งานเดียวกันในช่วงเวลาเดียวกันได้ ในส่วนของการทำงานร่วมกันแต่ต่างเวลาคือทำคนนึงทำส่วนของตนให้เสร็จเรียบร้อยและส่งให้อีกฝ่ายทำต่อและจะไม่ทำงานคาบเกี่ยวกัน 


เครื่องมือสำหรับการทำงานทางไกล

ปัจจุบันนี้มีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยให้การทำงานทางไกลนั้นสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยทางเราก็มีเว็บไซต์และเครื่องมือต่าง มาแนะนำฝ่าย HR ให้พร้อมรับกับรูปแบบการทำงานแบบทางไกลและช่วยจัดสรรเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพให้เหมาะกับรูปแบบการทำงานของแต่ละตำแหน่งและหน้าที่ ซึ่ง Collaboration tools นั้นมีหลากหลายประเภท ทั้งสามารถสร้างและจัดการเอกสารต่าง ได้บนแพลทฟอร์มออนไลน์ นอกจากนี้ยังสามารถแชร์เอกสารให้คนในทีมทำงานบนไฟล์เดียวกันแบบแพลทฟอร์มออนไลน์ได้พร้อมกัน และเพื่อนร่วมทีมสามารถเห็นความคืบหน้าของแต่ละคนได้ ยิ่งไปกว่านั้นยังมีเครื่องมือหรือเว็บไซต์ที่ช่วยในการประชุมออนไลน์ที่สามารถนำเสนองานและแชร์หน้าจอได้ในเวลาเดียวกันอีกด้วย ดูเพิ่มเติมได้ที่นี่ สำหรับการติดตามกระบวนการการทำงานเพื่อที่จะช่วยให้คนในทีมสามารถทราบถึงภาระงานของแต่ละคนและความคืบหน้าของงาน เราเรียกเครื่องมือเหล่านี้ว่า Project management software ที่จะทำในโพรเจกต์ต่าง สามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นแม้จะไม่ได้ทำงานร่วมกันในออฟฟิศ ตัว Project management softwareสามารถแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบและทราบถึงความคืบหน้าของงานได้อย่างปัจจุบัน จัดลำดับความสำคัญของแต่ละบุคคล ดูผลรวมของโปรเจกต์และยังมีพื้นที่สำหรับการประชุมอีกด้วย สามารถดูรายชื่อโปรแกรมต่าง ได้ที่นี่


กฎที่ต้องเคารพร่วมกัน

ในการทำงานร่วมกันคนละช่วงเวลานั้น GitLab ได้มีกฎอยู่ 3 ข้อที่พนักงานทุกคนจะต้องยอมรับและเคารพร่วมกัน ดังนี้ 

1. คือแบ่งแยกภาระหน้าที่การทำงานให้ชัดเจนของแต่ละฝ่ายหรือ Directly Responsible Individual (DRI)  โดยใครได้รับภาระงานใดจะมีอิสระที่จะสามารถเลือกว่าจะจัดการงานนั้น อย่างไร ผู้ดูแลหรือ Maintainer จะเป็นคนควบคุมภาระงานต่าง อีกขั้นหนึ่ง การแบ่งงานแบบนี้จะช่วยลดความสับสนในการทำงานและลดความล่าช้าในกระบวนการทำงานอีกด้วย 


2. กฎข้อที่สองคือเคารพในการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยที่อาจเกิดขึ้น เพราะเมื่อทำงานในคนละช่วงเวลา การทำงานแบบประสานงานกันมีโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและขาดการติดต่อเป็นเวลานาน ดังนั้นเมื่อคนสองคนรับผิดชอบงานที่มีความเกี่ยวข้องกัน ต้องมีความเข้าใจร่วมกันว่าการทำงานอาจมีการขัดกันเล็กน้อยซึ่งพนักงานก็ต้องยอมรับในผลที่เกิดขึ้น ในการทำงานทางไกลสิ่งที่สำคัญกว่าการได้รับผลลัพธ์ที่สมบูรณ์แบบที่สุดคือการทราบถึงกระบวนการและความคืบหน้าของแต่ละคน


3. และข้อสุดท้ายก็คือติดต่อสื่อสารกันแบบสาธารณะอยู่เสมอ หลีกเลี่ยงการส่งอีเมล์ภายใน และให้พนักงานจะโพสต์ถามคำถามและแชร์ข้อมูลการทำงานในบอร์ดสาธารณะของทีมจากนั้นหัวหน้าทีมเป็นผู้ตัดสินว่าข้อมูลใดสามารถแชร์ให้ทุกคนอ่านหรือเข้าถึงได้ วิธีนี้ยังเป็นการเก็บรวบรวมวิธีการแก้ไขปัญหาของบริษัทที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้เสมอหรือเรียกได้ว่าเป็น  online handbook ของบริษัท 


ในการทำงานที่บ้านหรือทำงานทางไกล ถึงแม้จะไม่ใช่สิ่งใหม่สำหรับทุกคน แต่ก็ถือว่าเป็นสิ่งที่หลาย คนและหลาย องค์กรต้องเรียนรู้ สิ่งที่ต้องมีและรักษาไว้คือความรับผิดชอบต่อภาระงานของตนเอง การเข้าใจร่วมกันและยอมรับในข้อผิดพลาดใหม่ ที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงนี้ และพยายามสื่อสารและหาทางออกร่วมกัน โดยทางเราก็หวังว่าแนวทางดังกล่าวจะช่วยให้หลาย คนที่ต้องเผชิญกับอุปสรรคในการทำงานทางไกลนั้นสามารถหาทางออกที่ดีที่สุดในการรักษาประสิทธิภาพของงานดำเนินต่อไปอย่างราบรื่นในช่วงเวลาที่ยากลำบากเช่นนี้


หากท่านสนใจหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางการทำงานทางไกลให้มีประสิทธิภาพ สามารถติดต่อเราได้ทาง  

อีเมล info@pasona.co.th 

โทร 02 108 1250