5 ขั้นตอนการเตรียมตัวพูดในที่ประชุม

2020/01/21
Category : News

การพูดในที่ประชุมเป็นหนึ่งในการพูดในที่สาธารณะ หรือที่เรียกว่า Public Speaking จากเว็บไซต์ Psychology Today จะเห็นได้ว่ามีหลายปัจจัยที่ทำให้หลายคนกลัวการพูดในที่ประชุม เช่น ความกังวล ขาดความเชื่อมั่นในตนเอง ขาดประสบการณ์ เป็นต้น อย่างไรก็ตามการพูดในที่ประชุมเป็นความสามารถที่มีความสำคัญมากไม่ว่าจะใช้เป็นการส่วนตัวหรือใช้ในการทำงาน เมื่อคุณแสดงความคิดเห็นหรือตั้งคำถาม คุณจะเป็นส่วนหนึ่งในบทสนทนา และแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมในออฟฟิส ทำให้หัวหน้างานหรือผู้บริหารมองเห็นความสามารถของคุณซึ่งจะนำไปสู่ความก้าวหน้าในอาชีพการงาน ถ้าคุณรู้สึกว่าการพูดในที่ประชุมเป็นสิ่งที่เป็นไปไม่ได้สำหรับคุณ ลองทำตามคำแนะนำดังต่อไปนี้เพื่อสร้างความมั่นใจให้ตัวเองมากขึ้น

 

5 ขั้นตอนการเตรียมตัวพูดในที่ประชุม

1.       เตรียมตัวก่อนพูด

เมื่อคุณทราบว่าจะมีการประชุมเกิดขึ้น ลองใช้เวลาสักเพียงเล็กน้อยในการจดสิ่งที่ต้องการแชร์ให้คนอื่นทราบ หรือสิ่งที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็นในหัวข้อการประชุมต่างๆ การวางแผนล่วงหน้าและการเตรียมตัวก่อนว่าอยากพูดอะไรบ้างจะทำให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่ายขึ้น และยังช่วยสร้างความมั่นใจก่อนเข้าประชุม หรือคุณอาจใช้การตอบสนองต่อสิ่งที่คนอื่นพูดในที่ประชุมเพื่อให้เกิดการสนทนาต่อไปได้ ได้แก่ การตั้งคำถาม การทวนสิ่งที่คนอื่นพูดเป็นคำพูดของตนเอง และการแสดงความคิดเห็นต่อประเด็นต่างๆ คุณยังสามารถใช้กลยุทธ์การจดบันทึกในที่ประชุมเพื่อเขียนบันทึกความคิดเห็นใหม่ๆ รวบรวมความคิด และรอที่จะแชร์เมื่อบทสนาในเรื่องนั้นมาถึง

 

2.       ตั้งเป้าหมายสำหรับการประชุม

ก่อนการประชุมแต่ละครั้ง ลองตั้งเป้าหมายว่าคุณอยากลุกขึ้นพูดทั้งหมดกี่ครั้ง โดยเริ่มจากการตั้งเป้าหมายเล็กๆก่อน เป้าหมายแรกอาจเป็นการสนับสนุนความคิดเห็นของใครสักคน เช่น ความคิดเห็นนี้ดีมากเลย เป้าหมายที่สองอาจเป็นการขอให้คนอื่นช่วยอธิบายในหัวข้อที่คุณไม่เข้าใจ หรือสิ่งที่ควรมีการนำไปพิจารณาต่อ การทำเป้าหมายเล็กๆเหล่านี้ให้สำเร็จจะช่วยสร้างความมั่นใจ และเป็นจุดเริ่มต้นในการลุกขึ้นพูดต่อไป คำพูดที่ว่าการฝึกฝนเพียงเล็กน้อยจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายใหญ่นั้นสามารถใช้ได้กับทุกอย่าง และนี่เป็นโอกาสดีที่คุณจะได้เริ่มทำสิ่งนั้น

 

3.       ถามคำถามแทนที่จะแสดงความคิดเห็น

ถ้าคุณรู้สึกกังวลที่จะแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม หรือกลัวการโต้ตอบในประเด็นที่คุณไม่เห็นด้วย ให้ลองโฟกัสไปที่การตั้งคำถาม ผลสำรวจจาก Forbes ระบุว่าการถามคำถามทำให้คุณมีตัวตนมากขึ้นในที่ประชุมพร้อมกับได้เรียนรู้หัวข้อเหล่านั้นมากขึ้นตามไปด้วย มีแต่ได้กับได้ จำไว้ว่าคำถามของคุณควรเป็นคำถามที่เรียบง่ายและตรงประเด็น โดยไม่จำเป็นต้องเป็นคำถามเชิงสร้างสรรค์มากมาย เช่น คุณได้ความคิดนี้มาจากไหน เราจะทำอย่างไรต่อไป คุณช่วยแสดงความคิดเห็นเรื่อง... การตั้งคำถามจะช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในที่ประชุมมากขึ้น ทำให้เห็นผลจากการประชุมและทำให้คุณอยากพูดมากขึ้นในการประชุมครั้งต่อไป การได้รับการตอบรับเชิงบวกจะทำให้คุณรู้สึกดีขึ้น

4.       อย่ารอจนจบการประชุม

ผลสำรวจจาก  Executive Coach Joel Garfinkle ระบุว่ายิ่งรอจังหวะพูดเท่าไหร่ คุณจะเริ่มไม่แน่ใจและเลือกที่จะไม่พูดในที่สุด ทำให้การมีส่วนร่วมในวงสนทนาเป็นไปได้ยากขึ้น  เราจึงควรพูดตั้งแต่เริ่มประชุมเพื่อลดโอกาสที่คนอื่นจะเอาประเด็นหรือความคิดเห็นของคุณไปพูดก่อน ทำให้คุณไม่มีอะไรจะพูดอีก การนำไปสู่ประเด็นการถกเถียงทำให้คุณมีส่วนร่วมในบทสนทนา และเป็นการดึงความสนใจของนายจ้างมาที่คุณได้ เพียงแค่การแสดงความคิดเห็นหรือตั้งคำถามทำให้คุณมีตัวตนมากขึ้นจากพนักงานคนอื่นๆ

 

5.       ให้ความสำคัญกับภาษากาย

ในปี 2012 Amy Cuddy อาจารย์จากมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ดได้พูดในรายการ TED Talk เกี่ยวกับการใช้ภาษากายช่วยทำให้คุณมีความมั่นใจมากขึ้น เช่น การยืนโพสของ The Wonder Woman ในลักษณะการยืนเท้าเอว เชิดคาง และยืดอกขึ้น หาพื้นที่ส่วนตัวเงียบๆแล้วลองทำท่านี้ดูจะช่วยสร้างความมั่นใจให้คุณมากขึ้นก่อนการพูดในที่ประชุม ถ้าการโพสเพื่อสร้างพลังไม่สามารถช่วยคุณได้ ลองทำท่าเหล่านี้เพื่อสร้างความมั่นใจ ได้แก่ การนั่งหรือยืนหลังตรง ไม่นั่งกอดอก ใช้ภาษามือง่ายๆ อย่านั่งตัวห่างออกจากโต๊ะมากเกินไป ภาษากายเหล่านี้จะทำให้คุณเปลี่ยนมุมมองที่มีต่อการเข้าประชุม และความรู้สึกต่อตนเองได้

 

การพูดในที่สาธารณะจะช่วยให้คุณเกิดความก้าวหน้าในอาชีพการงานและนำไปสู่ความมั่นใจ ไม่เพียงแต่ในที่ทำงาน แต่ยังรวมถึงความมั่นใจในชีวิตรอบด้านอีกด้วย ลองนำคำแนะนำเหล่านี้ไปใช้เพื่อสร้างความมั่นใจให้ตนเองในการแสดงความคิดเห็น หรือการตั้งคำถาม สุดท้ายนี้ลองมีส่วนร่วมในทุกการประชุมดูนะคะ

 

ที่มา

https://www.hubgets.com/blog/how-to-speak-up-meetings/

 

โดย Jessica Thiefels

แปลโดย นานา